Elektronizace účetních systémů

17. srpen 2011

Rozvoj technologie v oblasti IT, internetu a tzv. cloud computingu na začátku 21. století přinesl možnost virtuálně propojit kanceláře, které často dělí tisíce kilometrů. Umožnil vytvoření velkých BPO (business process outsourcing) center pro zajištění základní administrativní agendy velkých společností centralizovaně a na dálku, ale i využití sdílení dat a interních procesů pro malé a střední podniky.

Management takové menší společnosti se často snaží i v rámci účetní a mzdové agendy zajistit co největší efektivitu za co nejméně peněz. Toho lze docílit buď pomocí vlastní účetní nebo pomocí outsourcingu účetnictví či kombinací těchto dvou možností dle velikosti agendy, potřeby odbornosti apod. Vedení chce mít jistotu, že účetnictví je v pořádku, ale z důvodu vyšší finanční zátěže nechce nechat externí firmu vykonávat administrativní rutinu za hodinové sazby, které jsou při přepočtu na plat odborného asistenta téměř neporovnatelné. Ideální variantou je zpracování s využitím vlastních sil, kdy odborník pouze zkontroluje „výsledek“ – zda v agendě nenastala žádná zásadní chyba. Přesně toto usnadňuje a zpřístupňuje technologický rozvoj, elektronizace účetních systémů a sdílení administrativních procesů.

V dnešní době už technologicky nic nebrání propojení kanceláře poskytovatele účetních služeb s klientem a spolupráci při kompletaci účetnictví na platformě jednoho softwaru (ať už účetního, nebo sofistikovanějšího podnikového ERP řešení). To už není jen přepych pro velké společnosti. Naopak, vhodné nastavení přinese nejvíce výhod právě těm středním až menším podnikům.

Pokud ještě firma nepřemýšlela o efektivním outsourcingu účetnictví, opakuje se dokola běžná situace. Faktura od dodavatele se dostane nejprve na recepci, kde je zapsána do seznamu přijaté pošty (v lepším případě do excelu, v horším na papírový arch) a následně vyslána na tzv. „kolečko“ firmou, které zahrnuje formální a věcné schválení a končí v účtárně, kde je zaplacena a zaúčtována. Tento proces trvá i několik dní.

V případě sdílení administrativních procesů je přijatá faktura naskenována a zaevidována přímo do účetního programu. Odpovědným manažerům přijde e-mailem oznámení, že mají v systému fakturu, kterou musí schválit. Poté, co provedou schválení, se vygeneruje elektronický platební příkaz, který odpovědný pracovník autorizuje pro platbu v bance. V mezičase se v účetní firmě taktéž objeví hláška, že je v systému připravena nová schválená faktura k zaúčtování. Bez nutnosti znovu zadávat jakékoliv údaje provede účetní už jen zaúčtování na jednotlivé účty a příběh faktury přijaté je tím uzavřen.

Porovnání časové náročnosti zpracování faktury přijaté

	Klasický model		Nový model
	proces	délka trvání	proces	délka trvání
1)	přijetí faktury na recepci, zanesení do přijatých dokladů, přeposlání odpovědnému manažerovi	5 min	přijetí faktury na recepci, naskenování a zanesení do podnikového systému	5 min
2)	kontrola a schválení faktury manažerem a přeposlání k zaplacení	1 min až několik dní či týdnů v závislosti na tom, kde se právě manažer nachází	kontrola a schválení faktury v účetním systému manažerem	1 min
3)	platba faktury a přeposlání k zaúčtování	5 min až několik dní v závislosti na tom, kde se účtárna nachází	platba faktury – vygenerování příkazu k úhradě ze systému	1 min
4)	zaúčtování a uložení	3 min	zaúčtování a uložení	1 min

Rozdíl je zřejmý. Každý, kdo z podstaty věci musí s fakturou přijít do styku, se podílí na jejím účetním zpracování (recepce ji zaznamená, manažer autorizuje, účetní zaúčtuje). Nikdo ale již nemusí data zadávat několikrát za sebou, kopírovat košilky, kontrolovat podpisy a posílat kurýrem schválené doklady k zaúčtování. Navíc kdokoliv, kdo má oprávnění k přístupu do softwaru, může fakturu vždy rychle dohledat, protože je k dispozici v elektronické podobě přímo v něm.

V současné době je k dispozici řada programů, které umí účetní procesy sdílet a rozdělit mezi interní zaměstnance a externí odborníky. Poradenské společnosti, jež chtějí nabídnout skutečně efektivní outsourcing účetnictví a být konkurenceschopné, s nimi již pracují.

Ing. Roman Heřmánek

Accounting & Payroll Manager