Korupce, defraudace, tunelování,… Opravdu si myslíte, že se Vás to netýká?

Telekomunikační firma XYZ Telecom je zavedenou firmou v oblasti pevných telefonních linek. Konsolidace trhu pevných linek klade velký důraz na řízení nákladů. Majitelé firmy si tuto situaci plně uvědomují, generální ředitel byl před rokem pověřen úkolem snížit náklady o 10 %. Nicméně tato iniciativa stále nepřináší kýžené výsledky, vlastníci mají navíc podezření, že dochází k řízenému vyvádění prostředků mimo firmu. Za této situace majitelé žádají APOGEO o provedení forenzního auditu.

Prvním krokem forenzního týmu je dopředu neohlášená návštěvu společnosti s cílem zajištění veškeré relevantní dokumentace.
K zajištěným dokumentům zejména patří:

• Smlouvy
• Faktury
• Výpisy z bankovních účtů a kreditních karet
• Dodací listy
• Veškeré účetní transakce za poslední 3 roky
• Platné vnitřní předpisy

Dokumenty jsou shromážděny do jedné místnosti, kam mají přístup pouze forenzní auditoři. Toto opatření zamezí dodatečným modifikacím dokumentů. Následují pohovory se všemi vedoucími pracovníky. Na základě těchto pohovorů tým vytipuje několik rizikových oblastí, např.:

• Nákup (vysoké objemy, absence výběrových řízení)
• Prémie vyplácené zaměstnancům (vysoké prémie u některých pozic)
• Výdaje hrazené kreditními kartami (vysoké částky)
• Příjem zboží/služeb (proplacení faktur bez potvrzení příjmu zboží)

V dalším kroku tým provede podrobnou analýzu jednotlivých účetních transakcí, porovnávají se listinné a faktické podklady s účetními záznamy, posuzuje soulad mezi skutečností a platnými vnitřními předpisy apod. Učiněná zjištění jsou průběžně konfrontována s jednotlivými vedoucími pracovníky.
Forenzní šetření výše uvedeného případu může odhalit následující zjištění:

• Pan Petr S., vedoucí marketingového oddělení nakupuje tiskovou reklamu u agentury ABC Media. Analýza nákupních obratů ukázala rok od roku se zvyšující objemu nákupů u tohoto dodavatele, zatímco objem umístěné reklamy se podstatným způsobem neměnil. Porovnáním ceny reklamního prostoru s ostatními agenturami auditoři zjišťují, že společnost nakupuje tiskovou reklamu v průměru 3 x dráže, než je obvyklé. Při konfrontaci s těmito informacemi pan Petr S. reaguje velmi vznětlivě, argumentuje tím, že auditoři nemají potřebné znalosti oboru marketingu a že jsou se službami této agentury velmi spokojeni. Analýza propojených osob navíc ukazuje na existenci „nadstandardních“ vztahů s agenturou ABC Media, ve které je bratr pana Petra S. ředitelem. Analýza emailové dokumentace ukazuje, že ceny byly uměle navyšovány dohodou obou stran.
• Paní Monika T., ředitelka obchodního oddělení pobírá nezvykle vysoké prémie. Výše prémií vyplacených v posledním roce přesáhla výši jejího ročního platu. Prémie jí jsou udělovány generálním ředitelem panem Martinem J. jako procento realizovaných prodejů. Analýza podkladů pro výplatu prémií však ukazuje, že zcela chybí podklady zdůvodňující výši prémií. Generální ředitel není na požádání schopen zdůvodnit výši udělených prémií. Navíc dle platného mzdového předpisu není generální ředitel oprávněn tyto prémie udělovat bez souhlasu představenstva. Ve firmě se povídá, že paní Monika má milostný poměr s generálním ředitelem.
• Analýzou podkladů souvisejících s dodaným zbožím a službami, auditoři zjišťují, že u několika faktur nebylo dodáno žádné zboží, faktury byly ale dodavateli proplaceny. Podrobná analýza účetních transakcí dále ukazuje, že několik faktur v úhrnné hodnotě 6 mil. Kč bylo proplaceno dvakrát.

Na základě výše uvedených zjištění majitelé odvolávají generálního ředitele, firma požaduje po obchodní ředitelce navrácení neoprávněně vyplacených prémií. Je podáno trestní oznámení na generálního a marketingového ředitele pro poškozování povinností při správě cizího majetku. Dodavatelé jsou požádáni o vrácení neoprávněně vyplacených peněžních prostředků (nedodané zboží, dvakrát proplacené faktury).
Na doporučení forenzního auditu zavádí firma následující změny zamezující výskytu podvodného jednání:

• Všichni významní dodavatelé musí být vybráni prostřednictvím transparentního výběrového řízení
• Je vydán Etický kodex, který ukládá všem zaměstnancům mj. oznámit možný střet zájmů.
• Do účetního systému je zavedena kontrola zamezující zadání a proplacení duplicitních faktur.
• Je nově nastaven systém oběhu a autorizace faktur, pro proplacení faktury je vždy vyžadováno potvrzení o příjmu zboží/služby.

Při následném zavádění změn zamezujících podvodnému nebo nehospodárnému chování, forenzní auditoři pomáhají s nastavením jednotlivých kontrol tak, aby byly skutečně účinné.

A to je v kostce popis poměrně typického zadání forenzního auditu. V praxi se jednotlivá zadání mohou významně lišit v závislosti na konkrétní situaci a požadavcích klienta. Obecně lze říci, že forenzní audit se využívá všude tam, kde by řešení obchodních a finančních záležitostí mohlo mít za následek vznik jakéhokoliv druhu soudního řízení. Cílem jsou organizace, které mají podezření ze spáchání podvodu či jiného neetického nebo nezákonného finančního nebo obchodního jednání, ale také organizace, které se již staly účastníky soudních řízení nebo sporů. Narušené vztahy se zákazníky a dodavateli, pošramocená pověst, narušená morálka zaměstnanců a čas investovaný vedením společnosti představují významné ztráty. Nezávislé vyšetřování vedené odborníky, podpora a poradenství jsou pak nezbytné pro rychlé a účinné vyřešení těchto problémů.

Dr. Antonín Šenfeld
Manager Forensic & Special Services