Nejčastější chyby při práci s firemními dokumenty

17.3.2022

picture

Zpět na výpis

Stále častěji se na nás obracejí klienti s požadavkem na automatizované zpracování firemních dokumentů, především těch finančních dokumentů – například faktur či výdejek. Během společné diskuze zjišťujeme, že mnoho našich zákazníků stále opakuje ty stejné chyby. Představíme vám několik z nich a ukážeme, jak byste se jich mohli vyvarovat.

Účetní program nezvládá pokročilou analytiku

Vždyť máme účetní program, bleskne vám možná hlavou. Naše zkušenost ale ukazuje, že současné účetní programy nejsou dostačující, protože u nich nenajdete pokročilé analytické funkce.

Chyba č. 1

Zpracování dokumentů probíhá formou jednoduchého zaúčtování a uložení dokladů bez zájmu o souvislosti a vztahy mezi nimi. Někteří si ještě dají tu práci a doklady naskenují, aby se k nim dostali i v digitální podobě. Tím to ovšem končí. Bohužel poté není možné využít pokročilé vyhledávání podle různých typů metadat: název položky na faktuře, data, IČO apod.

Chyba č. 2

Faktury bývají našim klientům doručeny jak digitálně, tak v papírové podobě a ve většině případů pracovníci back office nebo mnohdy přímo jednatelé tyto doklady ručně přepisují do strukturované podoby.

Chyba č. 3

Možná také velice dobře znáte situaci, kdy pravidelně objednáváte zboží, typicky třeba kancelářské potřeby v případě back office. Případné výrazné zvýšení ceny u některé z běžně odebíraných položek se zjistí pozdě a zbytečně se utrácí za předražené položky, které by bylo možné objednat jinde levněji.

A co teď s tím?

Odpověď se nabízí a uvědomělé firmy tento proces pomalu začínají využívat: Automatizované zpracování dokumentů. Zabýváme se umělou inteligencí a strojovým učením a pomůžeme vám co nejvíce automatizovat procesy, čímž předejdete mnoha chybám způsobeným lidským faktorem. Ušetříte čas a peníze. Moderní software pro automatizaci, validaci a detekci anomálií v celém životním cyklu zpracování firemních dokumentů, založený na umělé inteligenci, strojovém učení, pokročilém způsobu zpracování a analýze dat – to je v dnešním světě jediné smysluplné řešení.

Autor článku: Jiří Pešák, Gauss Algorithmic

Další novinky z kategorie - Digitalizace a automatizace